L’Ufficio di Stato Civile di un’Ambasciata o di un Consolato si occupa, come un Comune italiano, delle iscrizioni, annotazioni e tenuta dei quattro Registri di Stato Civile: cittadinanza, nascita, matrimonio e morte.
L’Ufficio può rilasciare ai cittadini italiani residenti in questa circoscrizione consolare certificati di residenza, cittadinanza e stato civile. Gli estratti degli altri atti di stato civile (nascita, matrimonio e morte) devono essere richiesti direttamente dall’interessato al competente Comune italiano in cui l’atto è stato formato o trascritto.
In particolare, gli uffici consolari ricevono gli atti emessi dalle Autorità straniere e li trasmettono ai comuni italiani per la trascrizione. Si rammenta che il cittadino italiano che ha fissato la sua residenza all’estero, per potere registrare nascite, matrimoni e/o decessi (ed ottenere i relativi certificati), deve preventivamente iscriversi all’Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero (A.I.R.E.).
I cittadini italiani sono tenuti a dichiarare senza indugio tutte le variazioni di stato civile che si verificano durante la loro permanenza all’estero producendo i relativi atti o altra rilevante documentazione. In particolare gli atti di nascita, morte, matrimonio e sentenze di divorzio, formati all’estero e relativi a cittadini italiani, devono essere trasmessi al Comune italiano di residenza o di iscrizione anagrafica all’AIRE per la trascrizione. La trascrizione può essere richiesta da chiunque vi abbia interesse. Oltre che per il tramite del Consolato, la richiesta può anche essere presentata direttamente al Comune italiano di appartenenza.
Il settore di Stato Civile dell’Ufficio consolare, oltre alla gestione dei registri di Stato Civile, assiste i cittadini residenti nella circoscrizione nell’espletamento delle seguenti pratiche:
- redazione del verbale di pubblicazioni di matrimonio e affissione all’albo consolare;
- celebrazione del matrimonio consolare, sempre che non vi si oppongano le leggi locali;
- trasmissione delle istanze per il cambiamento del nome o del cognome, secondo previsione di legge, alle prefetture competenti;
- ricezione e trasmissione delle sentenze di separazione e di divorzio ai Comuni in Italia competenti per la trascrizione.
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NASCITA
I figli di genitori entrambi italiani o di almeno uno con cittadinanza italiana sono cittadini italiani.
Per consentire il riconoscimento della cittadinanza al proprio figlio la nascita deve essere trascritta in Italia. Tale adempimento è previsto dall’ordinamento dello stato civile italiano (DPR n. 396/2000).
La richiesta può essere presentata direttamente al proprio Comune di iscrizione AIRE (in questo caso è necessario rivolgersi all’Ufficio di Stato Civile comunale) oppure a questo Ufficio. La documentazione può essere presentata di persona negli orari di apertura, senza appuntamento, oppure trasmessa per posta in originale all’indirizzo:
Ambasciata d’Italia – Cancelleria Consolare – Østergade 24B – 1100 København.
Documentazione da presentare per registrare una nascita avvenuta in Danimarca
Nel caso di coppie sposate (con avvenuta registrazione del matrimonio):
- modulo di richiesta debitamente compilato e firmato da entrambi i genitori (link modulistica)
- Traduzione dell’atto di nascita (link modulistica)
- fotocopia dei documenti d’identità dei genitori (documenti italiani per il/i genitore/i italiano/i)
- giustificativo domicilio
- atto di nascita in originale (le fotocopie non sono accettate)
Nel caso di coppie non sposate:
Oltre ai documenti di cui sopra, occorre presentare anche il certificato di paternità e maternità congiunta in originale e con traduzione (Bekræftelse af afgivet omsorgs- og ansvarserklæring / Confirmation of statement of care and responsibility).
Per la traduzione dell’atto di nascita si consiglia di utilizzare il modulo che trovate nella sezione modulistica, riportando correttamente le esatte generalità del neonato per cui si richiede la trascrizione dell’Atto di Nascita, dei genitori ed eventualmente della persona che sta facendo la richiesta. Si invita a compilare tale Modulo direttamente al computer in tutte le sue parti inserendo le informazioni richieste in ogni campo. Le traduzioni non conformi all’originale non potranno essere accettate (si consiglia di salvare il file).
Il predetto modulo riguarda l’Atto di nascita (PERSONATTEST) emesso dalla Folkekirke danese. Tenuto conto che altre Chiese potrebbero fornire Atti differenti, in caso di altri tipi di Atti di nascita si consiglia di rivolgersi ad un traduttore autorizzato (link all’elenco dei traduttori autorizzati).
Il costo della certificazione di conformitá della traduzione è di DKK 97,00 per foglio se si utilizza il modulo in calce, altrimenti di Dkk 179,00 per la legalizzazione della firma del traduttore, da pagare in contanti presso lo sportello del Consolato o con versamento bancario sul conto della Danske Bank (link alle coordinate bancarie).
Consigli per la traduzione:
É fondamentale che tutti i temini in danese vengano tradotti in italiano e in particolare:
- Il termine sogn deve essere tradotto con parrocchia;
- Il termine kommune deve essere tradotto con comune.
Per la traduzione delle lettere danesi non presenti nell´alfabeto italiano, si prega di attenersi alle norme internazionali:
Æ = AE, Ø=OE, Å=AA.
NB: il campo “TIMBRO UFFICIALE DELLA PARROCCHIA” deve essere lasciato in bianco.
Modulo richiesta trascrizione e traduzione atto di nascita
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RICONOSCIMENTO DI FIGLIO
Il riconoscimento di figlio risulta di norma nell’atto di nascita estero da trascrivere in Italia (v. sezione Nascita).
Esso tuttavia può anche essere contenuto in un atto separato, formato successivamente alla nascita, presso il locale Ufficiale di stato civile o un notaio.
Per essere valido in Italia il riconoscimento effettuato all’estero secondo la normativa locale deve rispettare le condizioni previste dal nostro Ordinamento (art. 250 e seguenti Codice civile) e deve essere contenuto in un atto debitamente legalizzato e tradotto in italiano (v. sezione Traduzione e Legalizzazione dei documenti).
Qualora l’atto di riconoscimento straniero, risultante dall’atto di nascita o da atto separato, non risulti conforme ai requisiti contemplati dalla sopra citata normativa, sarà necessario effettuare il riconoscimento di figlio presso l’Ufficio consolare competente con un verbale ad hoc che andrà ad integrare l’atto di nascita da trascrivere.
Il riconoscimento di figlio può risultare anche da una sentenza straniera che, qualora rispondente ai requisiti previsti dalla Legge n.218/1995, potrà essere riconosciuta in Italia.
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MATRIMONIO
Per la traduzione del certificato di matrimonio si consiglia di utilizzare il modulo che segue, riportando correttamente le esatte generalità dei coniugi per cui si sta chiedendo la trascrizione del certificato di matrimonio, ed eventualmente della persona che sta facendo la richiesta. Si invita a compilare tale Modulo direttamente al computer in tutti le sue parti inserendo le informazioni richieste in ogni campo. Le traduzioni non conformi all’originale non potranno essere accettate (si consiglia di salvare il file). È quindi importante che tutti i termini in danese vengano tradotti in italiano e in particolare: – Il termine rådhus deve essere tradotto con municipio; – Il termine kommune deve essere tradotto con comune. Il modulo in calce riguarda il certificato di matrimonio (VIELSESATTEST) emesso dal comune dove è stato celebrato il matrimonio.
In caso di altri tipi di Certificati di matrimonio rivolgersi ad un traduttore autorizzato (qui sotto l’elenco dei traduttori autorizzati).
Per la traduzione delle lettere danesi non presenti nell’alfabeto italiano attenersi alle norme internazionali:
Æ = AE, Ø=OE, Å=AA.
Al certificato di matrimonio in originale ed in traduzione va allegata anche fotocopia del documento d’identità dei coniugi (italiano per i coniugi italiani). Il costo della certificazione di conformità della traduzione è di DKK 97,00 per foglio se si utilizza il modulo in calce, altrimenti di Dkk 179,00 per la legalizzazione della firma del traduttore, da pagare in contanti presso lo sportello del Consolato o con versamento bancario presso il seguente conto della Danske Bank.
Modulo richiesta trascrizione e traduzione certificato di matrimonio
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UNIONI CIVILI
Il 5 giugno 2016 è entrata in vigore nell’ordinamento italiano la legge 20 maggio 2016, n. 76 “Regolamentazione delle unioni civili tra persone dello stesso sesso e disciplina delle convivenze” (pubblicata nella G.U. del 21 maggio 2016 n.118).
La legge disciplina, da un lato, il legame fra due persone dello stesso sesso, denominato “unione civile” e, dall’altro, la convivenza di fatto tra due persone dello stesso sesso o di sesso diverso.
1. Unioni civili
L’Unione civile costituisce una formazione sociale tra persone dello stesso sesso dalla quale deriva una variazione dello stato civile delle parti.
Il cittadino italiano che intende costituire all’estero un’unione civile può rivolgersi all’Ufficio consolare italiano competente per residenza. Contestualmente alla costituzione dell’unione civile, le due parti possono eventualmente rendere le dichiarazioni relative alla scelta del cognome comune e/o al regime patrimoniale dei beni.
Le unioni civili costituite presso l’Ufficio consolare italiano sono trascritte nei registri dello stato civile del Comune di iscrizione AIRE del cittadino italiano.
Ai sensi della Convenzione di Vienna del 1963 sulle relazioni consolari, l’autorità consolare italiana può svolgere le funzioni di ufficiale dello stato civile in quanto non ostino le leggi e i regolamenti dello Stato di accreditamento. Pertanto non sempre è possibile procedere alla costituzione di unioni civili all’estero Per ulteriori informazioni si contatti la Rappresentanza diplomatica o consolare italiana di interesse.
E’ possibile la trascrizione in Italia degli atti di matrimonio tra persone dello stesso sesso (o di istituto analogo) costituiti di fronte alle autorità straniere in cui almeno una delle parti sia di cittadinanza italiana. Essi producono nell’ordinamento italiano gli effetti dell’unione civile regolata dalla legge n. 76/2016.
La richiesta di trascrizione deve essere presentata all’Ufficio consolare italiano all’estero della circoscrizione di residenza.
2. Convivenze di fatto
La convivenza di fatto regolata dalla legge n. 76/2016 ha una natura diversa dalle unioni civili e non modifica lo stato civile delle parti, ma è disciplinata esclusivamente nell’ambito dell’ordinamento anagrafico (Convivenze di fatto).
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DOMANDE DI CAMBIAMENTO DEL NOME O DEL COGNOME
In base agli artt. 89 e seguenti del D.P.R. 396 del 3.11.2000, così come modificati dal D.P.R. 13 marzo 2012 n. 54, chiunque vuole cambiare il nome o aggiungere al proprio un altro nome ovvero vuole cambiare il cognome o aggiungere al proprio un altro cognome, deve farne domanda al prefetto della provincia del luogo di residenza o di quello nella cui circoscrizione è situato l’ufficio dello stato civile dove si trova l’atto di nascita al quale la richiesta si riferisce. Il cittadino italiano residente all’estero puo’ in alternativa presentare una istanza scritta presso il proprio Consolato di riferimento, per il successivo inoltro alla Prefettura competente.
AVVERTENZE DI CARATTERE GENERALE:
AMMISSIBILITÀ DELLE DOMANDE: nell’ordinamento italiano il cambio del nome o la modifica del cognome rivestono carattere ECCEZIONALE, pertanto le richieste potranno essere ammesse SOLO ed ESCLUSIVAMENTE in presenza di situazioni oggettivamente RILEVANTI, supportate da adeguata e pregnante documentazione e da SOLIDE e SIGNIFICATIVE motivazioni : cognomi o nomi RIDICOLI o VERGOGNOSI o che RIVELANO ORIGINE NATURALE.
In nessun caso può essere richiesta l’attribuzione di cognomi di importanza storica o comunque tali da indurre in errore circa l’appartenenza del richiedente a famiglie illustri o particolarmente note nel luogo in cui si trova registrato l’atto di nascita del richiedente o nel luogo di sua residenza.
- il Consolato non ha alcun potere decisionale sulle pratiche di cambiamento del nome e/o cognome, agendo da semplice intermediario tra il cittadino e la competente Prefettura italiana;
- il Consolato non ha alcun potere di intervento sulla tempistica del procedimento che é determinata da una serie di passaggi regolati dal Codice Civile e dai tempi di risposta della Prefettura illustrati di seguito;
- l’esito dell’istanza é discrezionale e il Prefetto può rigettarla se ritiene le motivazioni addotte insufficienti o infondate;
- la legge italiana non prevede il cambiamento del cognome per la donna sposata;
- tutta la procedura per il cambiamento del nome e/o del cognome, in quanto svolta presso la competente Prefettura in Italia, é svolta solo ed esclusivamente in lingua italiana, chi non dovesse avere dimestichezza con la nostra lingua dovrà considerare di utilizzare, a proprie spese, i servizi di un traduttore professionista.
PROCEDURA DELLE DOMANDE: Le domande di cambiamento di nome o cognome seguono le seguenti FASI:
1. richiesta dell’interessato su apposito formulario (da reperire sul sito della competente Prefettura);
2. pagamento della tassa consolare sulla domanda (Imposta di bollo NAA (Decreti e istanze))
3. inoltro della domanda alla Prefettura competente;
La Prefettura ha fino a 30 giorni di tempo per dare un riscontro, questo potrà essere:
- accettazione dell’istanza;
- rigetto dell’istanza;
- accettazione con riserva: il Prefetto puo’ richiedere eventuali integrazioni documentali, ad esempio un certificato penale. Fornite le integrazioni richieste, il Prefetto procede all’accettazione dell’istanza oppure al suo rigetto.
4. se vi è accettazione, ricevimento del Decreto Provvisorio al cambiamento del nome o cognome da parte della Prefettura;
5. effettuazione della pubblicazione per 30 gg. di un avviso contenente il sunto della domanda e pagamento della relativa tassa consolare;
6. notizia alla Prefettura competente dell’avvenuta pubblicazione;
7. ricevimento da parte della Prefettura del Decreto Definitivo al cambiamento del nome o cognome;
8. consegna all’interessato del Decreto Definitivo e pagamento della relativa tassa consolare;
9. l’interessato richiede al Comune di nascita di trascrivere ed annotare il Decreto Definitivo del cambiamento di nome o di cognome.
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MORTE
Modulo richiesta di trascrizione certificato di morte
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RICONOSCIMENTO DI SENTENZE STRANIERE (divorzio, adozione, cambiamento di nome o cognome o altro)
In particolare si ricorda che una sentenza di DIVORZIO pronunciata all’estero non è considerata automaticamente valida in Italia. I documenti che occorrono per la trascrizione sono:
- la sentenza passata in giudicato (originale o copia autenticata)
- la traduzione ufficiale della sentenza
- la dichiarazione sostitutiva di atto notorio
- una fotocopia di tutta la documentazione presentata
Questi documenti debbono essere in copia certificata conforme con bollo autentico del Tribunale, Se i documenti sono validi secondo la legislazione del luogo di emissione, l’Ufficio consolare provvede all’invio dei documenti al Comune italiano per la registrazione della sentenza.
Per tutti gli altri casi si rimanda alla sezione MODULISTICA.